PORTABASE

ROODKAPJE INVESTEERT IN VERNIEUWING

Omdat wij als gastouderbureau willen blijven ontwikkelen en zo efficiënt mogelijk willen werken, zullen wij in juni overstappen op Portabase, een nieuw administratiesysteem speciaal ontwikkeld voor de gastouderbranche. Voor ons betekent deze digitalisering een upgrade in onze (administratieve) dienstverlening, waardoor we ons nog meer kunnen richten op een goede inhoudelijke begeleiding van onze gast- en vraagouders.

  1. Maar vooral voor onze klanten zal Portabase ook positieve veranderingen teweeg brengen:
  2. Een nieuw online overzichtelijk klantenportaal voor gast- en vraagouder, waar iedereen een heel gebruiksvriendelijke wijze een urenregistratie bij kan houden.
  3. Een handige app zodat uw opvanggegevens, digitale documenten voor de GGD en urenregistratie ook heel eenvoudig via telefoon of tablet te raadplegen zijn. Dit betekent dat in de toekomst die goed gevulde GGD-map bij de gastouder langzaamaan zal kunnen verdwijnen.
  4. De invoering van het digitaal ondertekenen, zorgt voor minder papierwerk, snellere afhandeling.
  5. De consulente zal de jaarlijkse risico-inventarisatie voortaan digitaal uitvoeren. Ook deze zal dan direct na het huisbezoek zichtbaar zijn in uw online klantenportaal.
  6. Een overzichtelijker & eenvoudiger schema m.b.t. de maandelijkse incasso’s, facturering en betalingen
Wijziging maandelijkse incasso, facturering en betaling.

Je bent gewend op bepaalde momenten in de maand een factuur of doorstorting/betaling van Roodkapje te ontvangen. Met de invoering van Portabase zal dit gaan veranderen. 

Dit betekent dat, voor de contracten op basis van vaste uren, de eerste incasso’s, facturen en betalingen al vanaf 20 juni volgens het vernieuwde schema zullen gaan lopen.

Voor contracten op vaste uren geldt:

  • Facturering aan de vraagouder altijd op de 20e van de maand (of de eerstvolgende werkdag).
  • Indien van toepassing: incasso bij de vraagouder op de dag na de facturering.
  • Doorstorting/betaling aan de gastouder: binnen 5 kalenderdagen na ontvangst betaling vraagouder. Normaliter zal dit de 2e werkdag zijn na ontvangst betaling vraagouder.

Voor contracten op basis van urenregistratie:

  • Facturering binnen 2 werkdagen na goedkeuring door vraagouder.
  • Indien de vraagouder niet binnen een termijn van 7 dagen reageert, zal de registratie automatische goedgekeurd en gefactureerd worden.
  • Indien van toepassing: incasso bij de vraagouder op de dag na facturering.
  • Doorstorting/betaling aan gastouder binnen 5 kalenderdagen na ontvangst betaling vraagouder. Normaliter zal dit de 2e werkdag zijn na ontvangst betaling vraagouder.

VEELGESTELDE VRAGEN

Vraagouder/Gastouder met urenregistratie contract: er verandert niet erg veel, alleen de portal verandert. De werkwijze blijft hetzelfde als voorheen

1) de gastouder vult de uren online in,
2) de vraagouder krijgt het verzoek deze online goed te keuren,
3) daarna ontvangt vraagouder de factuur voor de uren van die maand.

Los van de urenregistratie zal wel een echte verandering zijn dat alles voortaan zoveel mogelijk digitaal zal gaan.

Vraagouder/Gastouder met een ‘vaste uren per maand’- contract: hierbij wordt iedere gastouder geacht de uren online te registreren. Dit hoeft dus niet meer op papier geregistreerd te worden zoals nu gebeurt; deze nieuwe digitale urenregistratie vervangt dat.

Controleer of de e-mail die wij hebben verzonden in uw spamfilter is beland. Voor de zekerheid raden wij u aan om het mailadres meteen toe te voegen aan uw lijst met veilige afzenders: systeem@portabase.nl met als afzender naam: Gastouderbureau Roodkapje.

Het mailtje dat u ontvangt heeft een link waar u op kunt klikken, u wordt dan vanzelf naar de portal geleid. In het mailtje (halverwege de tekst) staat uw gebruikersnaam vermeld.

Ja, van iedere gastouder wordt verwacht dat er online een urenregistratie wordt bijgehouden. Bij contracten met vaste uren hebben we als standaard instelling staan dat de uren goedgekeurd worden dor de vraagouder. Indien u wenst, kan daarbij worden ingesteld dat de vraagouder de uren NIET hoeft goed te keuren. Neemt u in dat geval contact op met uw bemiddelingsmedewerker, zodat zij dit voor u kan wijzigen in het systeem.

Op 20 juni 2019 ontvangt u voor het eerst een factuur uit ons nieuwe systeem. Dit is de factuur voor de maand juli 2019. Deze factuur zal er iets anders uitzien dan de facturen die u tot nu toe van ons gewend bent.

De eerste urenregistratie die in het nieuwe systeem Portabase zal worden verwerkt is de urenregistratie van juli 2019. In het algemeen geldt dat de vraagouder in de eerste week van augustus de urenregistratie van juli 2019 goed zal keuren. Vrijwel direct daarna zal de factuur voor juli 2019 worden aangemaakt en naar vraagouder worden gestuurd.

De eerste urenregistratie die in het nieuwe systeem Portabase zal worden verwerkt is de urenregistratie van juli 2019. In het algemeen geldt dat de vraagouder in de eerste week van augustus de urenregistratie van juli 2019 goed zal keuren. Vrijwel direct daarna zal de factuur voor juli 2019 worden aangemaakt en naar vraagouder worden gestuurd.

De facturen zullen een iets ander uiterlijk krijgen, inhoudelijk verandert er niets in de facturering.

Wat wel verandert, is de maandelijkse tijdlijn voor facturering van VASTE UREN en wel als volgt:

  • Op de 20e van de maand of eerstvolgende werkdag ontvangt vraagouder de factuur voor de volgende maand;
  • Op de dag na facturering vindt de automatische incasso plaats (indien een incassomachtiging is afgegeven);
  • Binnen 5 werkdagen na ontvangst betaling door vraagouder vindt de doorstorting aan gastouder plaats. In de praktijk zal dit meestal na 2 werkdagen zijn.
Om een nieuwe urenregistratie te maken gaat u naar ‘mijn uren’. U komt dan in onderstaand menu. Hier kunt u een nieuwe urenregistratie beginnen.
 
U logt in op het portal van Portabase: https://roodkapje.opvanguren.nl/login

Dan ziet u het onderstaande menu. De handleidingen die hier worden wergegeven kunnen u helpen bij uw vragen.


Om een nieuwe urenregistratie te maken gaat u naar ‘mijn uren’. U komt dan in onderstaand menu en kunt hier een nieuwe urenregistratie starten.


Heeft u (bijna) iedere week dezelfde opvangtijden voor een kind? Dan kunt u een sjabloon aanmaken.

 
Kies ‘nieuwe urenregistratie’ en kies het juiste contract/kind.

In het volgende scherm kunt u de uren per dag toevoegen. Heeft u twee losse dagdelen op 1 dag gewerkt (u heeft tussendoor een pauze van 2 uur gehad bijvoorbeeld), dan kunt u met het PLUSTEKEN aan rechterzijde bij de betreffende dag een tweede tijd invullen waarop u voor het kind heeft gezorgd.

 

Heeft u vaste oppasuren per week, dan kunt u links onder in het scherm ook voor ‘sjabloon’ kiezen en het betreffende sjabloon toepassen – de uren worden dan automatisch voor die maand conform dit sjabloon ingevuld. U kunt dit vervolgens nog handmatig wijzigen in de urenregistratie, indien gewenst.

 

U kunt ook de uren van een ander kind kopiëren, dit doet u door links onder in het scherm te kiezen voor ‘Uren kopiëren’ te kiezen. De urenregistratie wordt dan gevuld met de uren conform de urenregistratie van het geselecteerde kind. U kunt deze uren daarna nog handmatig wijzigen, indien gewenst.

 

Helemaal onderin het scherm kiest u voor ‘opslaan’.

U keert terug naar het hoofdscherm van de urenregistratie. Hier moet u niet vergeten om de uren ook te verzenden; dit doet u door op het ‘vliegtuigje’ te klikken in onderstaand scherm.

 

Indien uw vraagouder uw uren moet goedkeuren, verschijnt er een melding dat er een e-mail naar uw vraagouder is gestuurd.Om een nieuwe urenregistratie te maken gaat u naar ‘mijn uren’. U komt dan in onderstaand menu. Hier kunt u een nieuwe urenregistratie beginnen.
 

U logt in op het portal van Portabase: https://roodkapje.opvanguren.nl/login

Dan ziet u het onderstaande menu. De handleidingen die hier worden wergegeven kunnen u helpen bij uw vragen.

 

Ja, ook als u alleen voor noodopvang beschikbaar bent voor een contract, moet u iedere maand uren invullen. Als u een maand niet heeft opgepast, vult u nul uren in op de urenregistratie per kindje.

Het nieuwe systeem Portabase verstuurt volledig automatisch herinneringen voor niet tijdig ingevulde urenregistraties. Indien de nul-urenregistratie niet ingevuld is, betekent dit dat er een herinnering wordt gestuurd.

Dit komt te vervallen. U kunt uw uren gewoon via de nieuwe internetportal doorgeven.

Wij hebben natuurlijk met zoveel mogelijk zorgvuldigheid alle gegevens gemigreerd naar het nieuwe systeem. Mocht daarbij toch iets niet goed zijn gegaan, dan vragen we u z.s.m. contact met ons op te nemen via 0497-381345 of info@gastouderbureauroodkapje.nl. Geeft u daarbij door wat uw vraagoudernummer is en om welk factuurnummer het gaat of uw gastoudernummer.

Om er zeker van te zijn dat mail van Portabase niet in de spam terecht komt kunt u deze toevoegen aan het overzicht van veilige afzenders.
Via het mail-symbool hiernaast vindt u een instructie hoe u dit bij diverse mailprogramma’s kunt instellen.
 

Gastouderbureau Roodkapje is opgericht in 2007 en in korte tijd uitgegroeid tot een van de grootste gastouderbureaus in Nederland.

We hebben een netwerk van consulenten door het hele land. Hierdoor bent u verzekerd van een vast contactpersoon en krijgt u altijd snel en persoonlijk advies van een consulente uit uw regio.

De vestiging in de regio Eindhoven wordt gerund door RoodkapjeMeerhoven. Wij komen graag vrijblijvend bij u langs om u te informeren over alle zaken op het gebied van gastouderopvang.

Vanzelfsprekend kies je met Roodkapje voor betrouwbaarheid & professionaliteit.

 

Wij zijn ook aangesloten bij:

  Zandkrab 18
  5658AD, Eindhoven.

contact

  040-2912233
  info@roodkapjemeerhoven.nl

  registratie LRK nr. 238072794
  K.v.K. 17123656

error: Content is protected !!